Ingin usaha online Anda lebih profesional? Gunakan tool email otomatis. Di era serba digital seperti saat ini, keputusan menerapkan otomatisasi email marketing sangatlah krusial.
Mengapa?
Statista menyebut bahwa 63% email marketer mengintegrasikan tool automasi dalam kerja mereka. Angka ini lebih tinggi dibanding penggunaan alat serupa untuk mengelola media sosial.
Coba bayangkan begini, Anda baru saja membuat toko online namun tak mengintegrasikan otomatisasi email. Artinya, pesan-pesan yang lumrah diberikan pada customer seperti welcoming email harus dikirim secara manual.
Kerja Anda akan menumpuk sementara layanan menjadi lambat. Karena itulah penting menggunakan aplikasi otomatisasi email.
Dan karena itu pula, di kesempatan ini, kami akan mengulas bahasan menarik tersebut. Kami akan menjelaskan definisi otomatisasi email marketing, contohnya, manfaatnya, hingga cara kerjanya.
Sedikit tentang Pengertian Email Otomatis
Otomatisasi secara definitif bermakna penggunaan alat untuk menggantikan kerja manusia. Topik ini semakin relevan sejak beberapa tahun belakangan ini.
Di bidang email marketing sendiri, otomatisasi memiliki makna yang cukup luas. Otomatisasi bisa mengacu pada pengiriman pesan secara otomatis, segmentasi otomatis, hingga pembuatan judul secara otomatis.
Tiap marketer memiliki preferensi sendiri mengenai seberapa besar porsi otomatisasi diterapkan dalam kerja mereka. Ada yang mungkin hanya mengandalkan mekanisme ini untuk pengiriman pesan, namun ada juga yang sampai menulis konten email dengan AI.
Contoh Jenis-jenis Email Otomatis
Berikut ini beberapa jenis email yang sering dikirim dengan metode otomatisasi.
- Email welcoming: dikirim kepada subscriber baru setelah menyelesaikan sign up.
- Pesan konfirmasi order: dikirim setelah pelanggan melakukan pemesanan barang.
- Notifikasi produk baru: dikirim tiap ada produk baru.
- Re-engagement: diberikan pada user yang tak aktif.
- Pesan promo khusus: dikirim di hari-hari spesial.
Bagaimana Cara Kerja Email Otomatis?
Tool email yang terotomatisasi di pasaran sangat banyak. Contohnya Drip, Hubspot, Omnisend, dan lain sebagainya. Tool-tool seperti ini biasanya memiliki bagian pengaturan di mana Anda bisa menentukan email seperti apa yang hendak dikirimkan dan bagaimana metode pengirimannya.
Jadi Anda bisa melakukan berbagai hal seperti:
1. Personalisasi
Katakanlah Anda ingin membuat pesan dengan menyapa nama pelanggan. Anda pun tinggal mengatur supaya konten email tersebut memasukkan nama tiap subscriber. Jadi Anda tak perlu menulis satu per satu nama subscriber secara manual.
Berikut ini contoh hasilnya.
2. Segmentasi
Email otomatis bisa bekerja melakukan segmentasi dengan memanfaatkan data yang dimiliki. Contoh, Anda memiliki toko online baju distro.
Anda dapat mengatur tool email otomatis untuk mengirimkan promo produk A ke pelanggan wanita saja. Sebab berdasarkan trend belanja terdahulu, produk A paling disukai oleh demografi customer wanita.
Berikut ini sampel pengaturan segmen pada tool email marketing.
3. Pengaturan Pengiriman
Metode pengiriman email terotomatisasi setidaknya terdiri dari 3 opsi, yaitu:
- Kirim langsung
- Terjadwal
- Trigger atau pesan dikirim bila ada trigger atau aksi tertentu.
Email terjadwal biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi rutin seperti newsletter.
Sementara pada mekanisme trigger, email dikirim berdasarkan suatu aksi tertentu. Misalnya saat ada order masuk atau saat ada subscriber baru.
4. Workflow Email Otomatis 100%
Sampai di sini, Anda mungkin berpikir bahwa pesan otomatis hanya bisa digunakan untuk hal-hal repetitive yang membosankan. Misalnya sekadar untuk mengirim welcoming email ke subscriber baru.
Padahal, alat otomatisasi juga bisa digunakan untuk menciptakan suatu alur kerja atau workflow yang “fully automated” atau terotomatisasi sepenuhnya. Dalam hal ini, di dunia marketing dikenal drip campaign dan dynamic campaign.
Drip Campaign Sederhana
Drip campaign yang sederhana terjadi ketika Anda mengatur email untuk dikirim berdasarkan satu aksi yang berkesinambungan.
Misal, Anda mengatur supaya tiap subscriber baru mendapatkan welcoming email. Setelah itu, Anda juga mengatur agar dikirimkan follow up email beberapa hari setelahnya. Follow up terus diberikan secara berkala, termasuk ketika pelanggan tidak aktif (diberikan pesan re-engagement).
Dynamic Campaign Email Otomatis
Berbeda dengan workflow drip campaign yang sederhana, dynamic campaign bersifat lebih dinamis. Anda bisa memulainya dengan mengirimkan email yang berisi CTA. Pesan yang dikirim selanjutnya didasarkan pada diklik dan tidaknya CTA tersebut.
Misalnya begini, Anda mengirim email pertama tentang diskon produk teflon. Mereka yang mengklik CTA bisa jadi juga tertarik dengan alat masak lain seperti chopper dan blender.
Jadi Anda bisa mengirimkan follow up berisi promo alat-alat masak tersebut secara otomatis. Sementara mereka yang tidak mengklik CTA bisa Anda kirimi follow up berupa survei diskon produk apa yang mereka tunggu-tunggu.
AI dan Bot: Alat untuk Otomasi Email Marketing?
Tool email otomatis bisa berupa plugin maupun aplikasi. Anda mungkin sudah familiar dengan nama-nama besar seperti Brevo, HubSpot, Omnisend, dan lainnya.
Berbagai tool ini kadang juga diintegrasikan dengan bot maupun AI.
1. Bot
Bot adalah suatu program yang bekerja menurut perintah sederhana yang diberikan. Bot bisa digunakan untuk berbagai hal mulai dari mengerjakan tugas repetitive hingga scrapping data pelanggan. Saat ini beberapa digital marketer bahkan telah mengombinasikan chatbot dalam kerja mereka.
2. AI
Artificial Intelligent merupakan suatu program yang jauh lebih kompleks dibanding bot sebab ia bisa belajar sendiri. Beberapa perusahaan email marketing telah mendesain AI untuk bisa membuat template dan konten email yang berkualitas.
Fungsi dan Manfaat Email Otomatis
Berikut ini berbagai manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengaplikasikan automasi email marketing.
1. Efisiensi Kerja dan Pengurangan Ongkos
Tool otomatisasi bisa mempercepat dan meningkatkan efektivitas kerja. Selain itu budget untuk gaji karyawan juga bisa diturunkan.
2. Mengirim Pesan yang Tersegmen dan Terpersonalisasi
Tool email terotomasi dapat memperlakukan subscriber berdasarkan variabel tertentu. Dengan kata lain, Anda bisa membuat segmented dan personalized email dengan lebih mudah.
3. Memberikan Data dan Analisis untuk Evaluasi
Pesan otomatis juga dapat memberikan data dan hasil analisisnya untuk bekal evaluasi. Umumnya alat-alat digital seperti ini akan menunjukkan indikator keberhasilan email marketing seperti open rate, unsubscribe rate, spam rate, hingga conversion rate.
Cara Menggunakan Email Otomatis
Cara menggunakan pesan yang terotomatisasi sebenarnya cukup sederhana. Ikuti saja 8 langkah di bawah ini.
1. Tetapkan Tujuan
Anda harus menentukan dulu alasan mengapa Anda ingin menggunakan alat otomatisasi email marketing. Barulah setelah tujuannya jelas, Anda bisa membuat indikator keberhasilan strategi yang hendak dijalankan. Misal, tujuan Anda menggunakan alat otomatisasi adalah untuk meningkatkan kualitas layanan. Dus, indikatornya adalah pendapat pelanggan terhadap service yang baru diterapkan.
2. Pilih Software yang Sesuai
Ada bermacam alat email otomatis. Tiap alat memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi pilihlah yang sesuai kebutuhan.
3. Mengatur Segmen dan Variabel lainnya
Lakukan analisis terhadap subscriber dan pilih segmen yang ingin dijadikan target pengiriman email. Misalnya, apakah mereka adalah subscriber baru atau justru pelanggan yang royal.
4. Tentukan Metode Pengiriman
Seperti dijelaskan sebelumnya, metode pengiriman yang disediakan tool email marketing setidaknya terdiri atas pengiriman langsung, terjadwal, dan if/then (trigger). Jadi pilihlah metode yang paling cocok dengan jenis email yang dikirim.
5. Buat Konten Email Otomatis
Sekiranya semuanya sudah dipersiapkan, barulah buat email yang hendak dikirim. Tulis judul yang menarik, deskripsi yang bagus, dan CTA yang efektif. Pastikan juga desain template-nya elegan.
6. Mengatur Workflow
Anda perlu mengatur keseluruhan workflow. Tiap email yang dikirim mestinya punya kesinambungan dengan pesan yang lainnya.
Misal, Anda ingin mengadakan event promo Agustusan. Untuk tipe campaign seperti ini, Anda bisa menerapkan dynamic lead nurturing email. Sementara bila Anda ingin memberikan info-info terbaru secara kontinyu, Anda bisa menerapkan drip sederhana.
7. Menjalankan Program
Sekiranya semua sudah beres, mulailah menjalankan program email otomatis. Namun, usahakan untuk memantau terus kerja tool tersebut. Cek apakah workflow yang telah dirancang berjalan dengan baik atau tidak.
8. Evaluasi
Terakhir lakukan evaluasi berdasarkan indikator keberhasilan yang dibuat. Tool email marketing yang bagus biasanya sudah dilengkapi dengan fitur report dan analisis datanya. Namun kadang Anda juga harus melakukan survei pada customer untuk mendapatkan data yang diinginkan.
Simpulan tentang Email Otomatis untuk Strategi Marketing Online
Automatisasi email merupakan hal yang krusial untuk meningkatkan pelayanan terhadap customer. Mekanisme ini juga bisa membantu menurunkan biaya dan menciptakan email yang tersegmentasi tanpa kerja manual.
Jenis-jenis email terotomatisasi pun telah banyak digunakan di lapangan. Welcoming email, misalnya, merupakan pesan yang diatur sedemikian rupa agar terkirim ke subscriber baru.
Cara penggunaan automated email sendiri tergantung dari apliksi atau plugin yang digunakan. Namun umumnya, Anda perlu menetapkan tujuan, memilih software, menganalisis target, hingga melakukan evaluasi.
Kiranya, demikian sedikit bahasan tentang email otomatis. Semoga bermanfaat ya.
PS. Oh ya, untuk mempelajari email marketing, anda perlu belajar dari yang berpengalaman dalam menjual produk lewat email, bisa kesini nih.
